ZUGFeRD oder XRechnung? Die Formate im Vergleich
Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, stößt sofort auf zwei Namen: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind gültige E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes, beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 — und trotzdem sind sie verschieden aufgebaut.
Die kurze Antwort: XRechnung ist reines XML und im Behördenumfeld gesetzt; ZUGFeRD steckt dasselbe XML in ein lesbares PDF und ist damit für den Alltag zwischen Unternehmen oft die praktischere Wahl.
Die gemeinsame Basis: EN 16931
Die EN 16931 ist eine europäische Norm, die festlegt, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert sind — vom Rechnungsdatum (Feld BT-2) über die Verkäufer-USt-ID (BT-31) bis zum fälligen Betrag (BT-115). Diese „Business Terms" (BT-Felder) sind das semantische Rückgrat beider Formate.
Software, die EN-16931-Daten liest, kann deshalb beide Formate verarbeiten: Die Bedeutung der Felder ist identisch, nur die Verpackung unterscheidet sich.
XRechnung: reines XML für die Verwaltung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Sie ist eine reine XML-Datei — es gibt kein PDF, keine „menschenlesbare" Ansicht. Zum Lesen braucht man einen Viewer oder eine Software, die das XML darstellt.
Wer für Bund, Länder oder Kommunen arbeitet, kommt an der XRechnung meist nicht vorbei: Viele Vergabestellen schreiben sie ausdrücklich vor.
ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei
ZUGFeRD (ab Version 2.x identisch mit dem französischen Factur-X) ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei, in die die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschen öffnen das PDF und sehen eine normale Rechnung; Software liest das XML daraus.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Für die E-Rechnungspflicht relevant sind die Profile ab „EN 16931" — sie enthalten alle Pflichtfelder der Norm. Der Belegflow-Generator erzeugt ZUGFeRD 2.3 im Profil EN 16931.
ZUGFeRD = eine Datei, zwei Sichten: PDF für Menschen, XML für Software. Das macht die Umstellung im B2B-Alltag deutlich weicher.
Wann welches Format?
Eine grobe, praxistaugliche Faustregel:
- Rechnung an eine Behörde: XRechnung, wenn der Auftraggeber sie vorschreibt.
- Rechnung an ein Unternehmen: ZUGFeRD — der Empfänger bekommt strukturierte Daten und kann das PDF trotzdem wie gewohnt lesen und ablegen.
- Empfang: Sie müssen beide Formate annehmen und archivieren können; das XML gehört unverändert ins Archiv.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine „echte" E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?+
Ja. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen ab EN 16931 erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?+
Inhaltlich keiner: ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind dasselbe deutsch-französische Format unter zwei Namen.
Kann ich eine XRechnung ohne Software lesen?+
Nur mit Mühe: XRechnung ist reines XML. Zum Anzeigen braucht es einen Viewer oder ein Archiv wie Belegflow, das die Felder lesbar darstellt.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.