Funktionen
Vom Rechnungsentwurf bis zum prüfbaren Archiv
Belegflow deckt den Weg einer Rechnung ab: strukturiert erstellen, über feste Kanäle empfangen, GoBD-konform aufbewahren und in offenen Formaten wieder herausgeben.
E-Rechnungs-Generator
ZUGFeRD-Rechnungen nach EN 16931 — ohne Konto
Der Generator erzeugt ein PDF/A-3 mit eingebettetem ZUGFeRD-XML (Version 2.3). Die Struktur wird vor dem Download validiert; was Sie herunterladen, ist eine gültige E-Rechnung.
- Validierung nach EN 16931 vor jedem Download — mit verständlichen Fehlermeldungen
- Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) und Reverse-Charge als Schalter, inklusive korrekter Hinweistexte
- Netto- oder Brutto-Eingabe, mehrere Positionen, unterschiedliche Steuersätze
- Zahlungsziel mit automatischem Fälligkeitsdatum, IBAN/BIC und Verwendungszweck
- Ihre Rechnungsdaten werden nur zur Erstellung verarbeitet und nicht gespeichert
Eingangskanäle
Belege kommen von selbst ins Archiv
Eingangsrechnungen sammeln sich in Mail-Postfächern und Ordnern. Belegflow holt sie über feste Kanäle ins Portal und liest die Daten aus.
- Portal-Upload: Dateien direkt hochladen, auch mehrere auf einmal
- E-Mail-Eingang: persönliche Eingangsadresse (ihr-alias@inbound.belegflow.app) — Rechnungen einfach weiterleiten
- Google Drive: verknüpfter Ordner wird täglich synchronisiert, manueller Abgleich jederzeit
- Eingebettetes ZUGFeRD-/Factur-X-XML wird direkt übernommen; sonst liest eine Texterkennung die Belegdaten aus
- Jeder Beleg durchläuft eine Eingangsprüfung — Sie bestätigen, bevor etwas ins Archiv festgeschrieben wird
GoBD-Archiv
Unveränderbar ab Bestätigung — und nachweisbar
Bestätigte Belege und selbst erstellte Rechnungen sind im Archiv festgeschrieben. Korrigiert wird per Storno, nicht per Bearbeiten — so verlangt es die GoBD.
- Unveränderbarkeit: bestätigte Belege lassen sich nicht mehr editieren oder löschen
- Lückenloser Audit-Trail: jede Aktion wird mit SHA-256-Hash-Kette protokolliert und ist eigenständig nachrechenbar
- Aufbewahrungsfristen werden pro Beleg ausgewiesen
- Volltextsuche und Filter über alle archivierten Belege
- Selbst erstellte Rechnungen werden bei Ausstellung sofort festgeschrieben — Korrektur per Storno-Rechnung
Export & Kein Lock-in
Ihre Daten gehören Ihnen — in offenen Formaten
Ein Archiv ist nur so gut wie sein Export. Der GoBD-Export liefert ein ZIP, das ohne Belegflow lesbar und prüfbar bleibt.
- Alle Originaldateien (PDF, XML, Bilder) unverändert
- Metadaten strukturiert als JSON und als CSV (Excel/LibreOffice-kompatibel)
- Vollständiges Audit-Log inklusive Hash-Kette zum Nachrechnen
- SHA-256-Hashliste zur Integritätsprüfung jeder Datei
- Verfahrensdokumentation als Markdown-Datei direkt im Export enthalten
Am besten einmal selbst durchklicken
Erstellen Sie eine E-Rechnung im Generator — kostenlos, ohne Konto. Das Portal gibt es dazu, wenn Sie es brauchen.